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让知识产权贯标落地生根

前言


自2013年3月《企业知识产权管理规范》发布实施至2016年,三年来,在各级政府部门的强力推动下,已有越来越多的企业启动知识产权管理贯标工作。例如江苏省,每年新增数百余家企业完成贯标备案并推行贯标,越来越多的企业管理者认识到知识产权管理贯标工作的必要性。


然而,我们也看到以下客观状况:很多进行了贯标备案的企业在长达两年的时间内不能完成贯标认证,贯标工作推进迟缓;准备进行贯标认证的部分企业,其贯标工作“文件化、表面化、形式化”的趋向明显。


如何帮助企业有效推进知识产权贯标工作,获得贯标实效,摆脱“走形式贯标”,让规范化的知识产权管理体系在企业落地生根,是摆在各个知识产权服务机构面前的一个大课题。



一、目前普遍存在的贯标误区


多数缺乏知识产权管理工作经验,甚至对知识产权完全陌生的企业管理者,缺乏对贯标工作的内因性、基础性、长期性及全局性的正确认识,简单地将企业知识产权贯标工作视同为可以获得政府补贴的又一项政策项目申报。该认识误区直接导致企业贯标实施误区,集中体现在以下几方面:


一、是实施方式错误。如上所述,企业管理者将知识产权贯标工作等同于“项目申报”,其主要的实施方式就是“做”文件。除了工作手册、制度文件照搬模板,记录文件也几乎如出一辙。


二、是实施层级错误。很多企业选择负责“项目申报”的职能部门来进行贯标工作,且仅由该项目申报部门来推进完成。其他各部门只是配合该部门来完成文件签字工作。企业管理者只确定是否通过了贯标认证,相关推进进程、协调组织一概不问。


三、是实施预算错误。部分企业管理者启动贯标工作的动因只在于获得相关政策补贴,因此,企业用于贯标推进的费用预算极低甚至为零。部分企业对于贯标辅导机构采用“全风险”付费方式,即以通过贯标认证后所获得的政策补贴为基础,提成支付辅导服务费用。这必然导致部分辅导机构急功近利,“做”文件贯标的趋向更严重。


四、是实施过程错误。企业把贯标等同于制作文件,通过做文件所建立的所谓“知识产权管理体系”根本形同虚设,所谓“PDCA”过程就是过过场,甚至过场都不用走,只需要做文件 。在文件化贯标的构架下,贯标企业“有制度无流程,有流程无实施,有实施无实效”也是必然结果 。


上述“文件化、表面化、形式化”三化式贯标,不仅不能达到国家推行企业知识产权管理规范化的工作目标,还会为企业今后正确开展知识产权工作树立重大障碍,使企业知识产权管理纠偏纠错的工作难度进一步加大。


二、如何进行贯标解读?


基于目前的企业知识产权管理水平状况,企业要在短期内达到通过贯标认证所需要的规范化要求,通常要借助于知识产权服务机构的贯标辅导服务。


面对多数企业的管理者缺乏正确的知识产权管理意识,企业管理机构缺乏专业专职的知识产权管理人员,企业员工普遍缺乏知识产权管理常识基础的客观状况,知识产权服务机构该如何正确且有效率地辅导企业推进贯标工作?


知识产权服务机构在贯标辅导中,最首要的任务是“翻译”,即:将《企业知识产权管理规范》指导标准“翻译”为企业管理者和企业员工能够理解的语言。贯标辅导最基础的要求是让被辅导的企业听得懂。听得懂,才可能做得通。


如何“翻译”?


例如,《企业知识产权管理规范》引言部分在说明企业知识产权管理体系的输入时,例举了企业经营发展对知识产权管理的需求,其中包括:开发新产品,研发新技术;提高产品附加值,扩大市场份额; 防范知识产权风险,保障投资安全; 提高生产效率,增加经济效益。[1]该部分内容实质概括了企业知识产权管理贯标的内因需求。


在引导企业进行正确的贯标目标定位时,即可从上述几方面出发,结合所辅导企业的实际状况,进行“翻译”解读,将其概括为两个核心目标,包括:


(1)减避企业知识产权风险


企业的新产品被同行快速大规模仿冒,束手无策,怎么办?企业的技术成果被同行抢先申请专利,反被同行起诉专利侵权,怎么办?;企业员工跳槽,重大商业秘密信息被泄露,损失惨重,怎么办?……这些风险需要通过知识产权手段来管控。进一步来说,企业要保证初创期的生存安全和成熟发展期的投资项目安全,需要管控知识产权;企业保持和扩大市场占有率需要管控知识产权;企业要避免研发风险,提高研发效率,更需要管控知识产权。减避企业知识产权风险包括:防避侵犯他人知识产权的风险,以及减少自有知识产权流失的风险。


(2)增加企业知识产权产出


实现知识产权风险管控的主要手段是企业拥有有效的自主知识产权。增加企业知识产权产出,包括:增加企业有效的知识产权数量和质量,以及增加企业知识产权资产的运营收益。


企业商务谈判总是受制于人,怎么办?企业想在经营合作中占据主导地位,怎么办?企业的技术创新效率不高,怎么办?企业专利一大堆,专利年费年年长,真正维权时却无一可用,怎么办? ……这些问题的解决就需要企业不仅拥有自主知识产权,而且要从企业知识产权运用目的为出发点,建立获得高质量知识产权的高效率渠道。增加知识产权产出是企业发展再上新台阶的必需。


对于许多企业,尤其是中小型企业,似乎有许多工作比知识产权工作更重要,例如市场营销,新产品开发,都比知识产权工作更直接地增加企业利益,知识产权相对于这些工作,不过是锦上添花而已。部分企业管理者会认为,企业如果不涉及高科技行业,不涉及海外市场,就不需要去玩什么知识产权。所以,企业不需要知识产权资产管理,或者说不需要所谓体系化的知识产权管理。


然而,只需从上述“一增一减”两方面,粗略地为企业管理者算算知识产权管理的成本收益帐,知识产权管理的必要性即一目了然。


基于防避知识产权风险,控制风险,减少损失 ,使得企业用较小的预防成本支付,避免了一旦爆发知识产权诉讼及知识产权资产流失时,无法预测损失上限的补救成本的发生,这可能减少的成本即是企业的隐性收益之一;基于企业所持有的知识产权,对企业经营市场的垄断性保护,而使企业获得的稳定市场利益,可视为企业隐性收益之二;企业利用知识产权获得更多的投资机会,实施知识产权资产质押、知识产权实施许可而获得的收益和成本的减少,更是直接的显性收益。


 通过贯标工作,建立规范的企业知识产权管理体系,保护好自己的知识产权,控制知识产权风,提高知识产权投入产出率,一本万利,何乐而不为?



三、如何让规范化知识产权管理体系在企业内落地?


知识产权服务机构在贯标辅导中, “翻译”任务与“落地”紧密关联。要引导企业贯标创建实效化,需要让策划体系做到量体裁衣,落地运行。


首先,在搭建企业知识产权管理体系之前,知识产权服务机构应当通过“调查诊断”前置程序找出企业知识产权管理的重点与漏点,保证贯标创建量体裁衣。


正如《企业知识产权管理规范》所述,在企业推行国家标准前,应充分考虑以下因素:

a)  经济和社会发展状况,法律和政策要求;

b)  企业的发展需求、竞争策略、所属行业特点;

c)  企业的经营规模、组织结构、产品及核心技术。[1]如此,才可能保证所搭建知识产权管理体系与企业实际管理需求的匹配度,保证贯标工作的实效化、全局化和全程化。


以企业知识产权管理职责分配策划为例。根据《企业知识产权管理规范》第5章“管理职责”标准要求,除了要求企业最高管理者为企业知识产权管理的第一责任人,需要最高管理者在企业最高管理层中指定专人作为管理者代表外,还要求:建立知识产权管理机构并配备专业的专职或兼职工作人员,或委托专业的服务机构代为管理,承担以下职责:制定企业知识产权发展规划;建立知识产权管理绩效评价体系;参与监督和考核其他相关管理机构;负责企业知识产权日常管理工作。其他管理机构负责落实与本机构相关的知识产权工作。[2]


根据上述标准要求:

其一,企业可以建立内部知识产权管理机构,相关知识产权管理人员可以是专职,也可以是兼职,但均需“专业”,即需要符合企业所制定的知识产权工作人员的任职条件。在企业客观上无法配备内部专业知识产权管理人员时,也可以委托专业服务机构代行相应管理职责。


其二,基于大多数企业现状,企业内部的知识产权管理机构多设置于技术研发部门、科技项目管理部门或者行政管理部门,且所设置的知识产权管理人员多为兼职。该部门与企业其它管理机构所进行知识产权管理工作对接,会因其所设置的具体机构不同而不同。


其三,其他管理机构所具体负责落实的知识产权工作范围界定,也会因该部门所设置的具体机构不同而不同。


因此,在进行企业知识产权管理职责分配策划时,显然不能千人一面。企业根据现有组织机构设置状况,只需要将标准要求的各项管控节点均分配到相关执行实施机构,无遗漏,无交叉,即为有效完成了知识产权管理职责的分配。

当然,在确定企业的知识产权管理方针和管理目标时,在进行资源管理及配置时,在设置基础管理程序时,在设置实施和运行流程时,更不能脱离企业的发展需求、竞争策略、所属行业特点,以及企业的经营产品及核心技术的具体状况。


其次,让贯标落地的第二个操作重点是,厘清实施路线,从以下三个维度,去立体设置标准所要求的各项知识产权管控节点:


第一维度:厘清企业所涉及的知识产权类型及范围,专利、商标、著作权及相关权、集成电路布图设计、植物新品种、商业秘密等,并明确需要重点管控的知识产权范围;


第二维度:厘清企业所涉及的知识产权,其获取、维护、运用到保护各个环节所涉及的机构、人员及流程;


第三维度:厘清企业各日常业务环节,包括产品的立项、研究开发、采购、生产、销售和售后等,以及可能开展的重大活经营动,包括投融资、重组并购等,所涉及的知识产权工作。最终实现,在企业的业务环节(产品的立项、研究开发、采购、生产、销售和售后)中获取、维护、运用和保护知识产权。[3]


以下以负责销售的部门为例。该部门所操作的销售业务环节,会涉及专利、商标的运用和保护,也会涉及商业秘密的获取、维护、运用和保护,更会直接面对各类知识产权侵权风险的输出。


首先基于减避知识产权风险的管理目的,为防止侵犯他人知识产权,同时保护企业自有知识产权不受他人侵犯,销售部门应做的知识产权管控工作包括:


1、产品销售前,确认相关知识产权管理部门已对产品所涉及的知识产权状况进行了全面审查和分析,制定了知识产权保护和风险规避方案;在涉及境外销售时,应确认相关知识产权管理部门已就销售目的地的知识产权法律、政策及其执行情况进行了调查,且已在目的地进行知识产权申请、注册或登记,并就对向境外销售的涉及知识产权的产品采取了知识产权海关备案等边境保护措施等。


2、负责所有用于企业产品宣传、销售、会展等商业活动的对外信息,包括企业网站、产品宣传册、展会展台等,在该信息发布前,交由知识产权管理部门审核,以审查确认所拟发布的对外信息无不应披露的商业秘密信息,无不当标注、标识,相关知识产权标识规范,无不当宣传用语,无涉及侵犯他人知识产权信息等;并协助知识产权管理部门制定对应的知识产权保护或风险规避方案。


3、负责建立并实施产品销售市场定期监控制度及程序,及时跟踪和收集企业相关知识产权被侵权情况,以及他人可能侵犯企业知识产权的信息,包括及时向知识产权管理部门反馈由客户处所收集的相关信息,建立和保持相关记录,并协助知识产权管理部门分析可能发生的纠纷及其对企业的损害程度,提出防范预案,及时采取相应保护措施;企业产品升级或市场环境发生变化时,及时进行跟踪调查,协助知识产权管理部门调整知识产权策略和风险规避方案,适时形成新的知识产权。


4、销售合同正式签订前,确认其中的有关知识产权条款已由知识产权管理部门进行审查。在基于增加企业知识产权产出的管理目的时,销售部门的管控工作又具体包括:


5、负责本业务部门所涉及的商业秘密管理工作,包括:明确涉密人员,设定保密等级和接触权限;明确可能造成知识产权流失的设备,规定使用目的、人员和方式;明确涉密信息,规定保密等级、期限和传递、保存及销毁的要求;明确涉密区域,规定客户及参访人员活动范围等,维护企业客户信息、产品定价等经营秘密信息;遵守并监督与客户的保密协议义务的履行。


6、在立项可行性讨论时,配合提供市场调研报告,通过知识产权分析及市场调研相结合,明确该产品潜在的合作伙伴和竞争对手,为企业新项目决策提供参考。


7、建立本行业及相关市场区域的市场信息收集渠道,及时获取所属领域、竞争对手的最新产品信息和技术发展趋势信息,并反馈给研发部门进行分类筛选和分析加工,并加以有效利用。


8、在商务谈判中,充分利用企业知识产权优势,了解交易合作对象的知识产权布局,会同知识产权管理部门制定对应策略。


国家八部委联合发出的《关于全面推行〈企业知识产权管理规范〉国家标准的指导意见》提出,到2020年,在全国范围内建立符合创新发展需求的推行《规范》工作政策引导体系,构建市场秩序规范的咨询服务体系,引导大部分具有创新优势的企业建立知识产权管理体系,企业知识产权运用和保护能力大幅提升,知识产权对企业竞争优势的贡献显著增强。[4]知识产权贯标工作是企业知识产权工作的基础,是企业的必需品而非装饰品。如何切合实际地进行贯标,让贯标在企业落地,还有更多的内容需要讨论。本文仅是窥全豹之一斑,资此抛砖引玉。